W praktyce procesowej istotnym elementem każdej reprezentacji spółki przed sądem administracyjnym jest wykazanie umocowania do działania w imieniu podmiotu. Dotychczas dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) standardową praktyką było dołączanie do pierwszego pisma procesowego aktualnego odpisu z KRS, potwierdzającego osoby uprawnione do reprezentacji. Brak takiego dokumentu rodził w orzecznictwie konsekwencje formalne, a sądy administracyjne często wzywały do uzupełnienia dokumentów lub odrzucały skargi z tego powodu.
Pomimo jawności Krajowego Rejestru Sadowego samo podanie numeru KRS uznawane było przez sąd za niewystarczające, można przywołać w tym zakresie stanowisko Naczelnego Sadu Administracyjnego wyrażone w postanowieniu z dnia 10 lipca 2025 r., sygn. akt III FZ 298/25:
„W orzecznictwie podkreślano, że sąd jest gospodarzem postępowania i nie jest uprawniony do działania w imieniu stron tego postępowania, a do tego doprowadziłoby nałożenie na niego obowiązku weryfikacji danych osoby działającej za stronę z danymi wynikającymi z odpowiedniego rejestru, nawet tak dostępnego jak KRS.”
Na mocy ustawy z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. poz. 1427), zmienił się sposób wykazywania takiego umocowania. Ustawodawca przewidział, że jeżeli sąd może samodzielnie ustalić umocowanie na podstawie rejestru, do którego ma dostęp drogą elektroniczną, to nie ma obowiązku załączania odpisu KRS. W praktyce oznacza to, że wystarczające będzie wskazanie w skardze numeru KRS, co ma uprościć procedurę i ograniczyć formalności.
Co to oznacza dla praktyki?
- Przedstawiając skargę lub inne pismo procesowe, reprezentant spółki powinien wprost wskazać numer KRS podmiotu.
- Sąd administracyjny jest zobowiązany do samodzielnej weryfikacji umocowania w rejestrze – bez konieczności przedkładania odpisów.
- W praktyce nadal ważne jest, by numer KRS był poprawny i aktualny, a informacje w rejestrze odzwierciedlały stan uprawnień osób reprezentujących spółkę.
Choć nowelizacja stanowi ważny krok w kierunku ograniczenia biurokracji i usprawnienia postępowania, należy pamiętać o starannym przygotowaniu pism procesowych i właściwym wskazaniu podstawy umocowania. W przypadkach spornych lub nietypowych statusów reprezentantów, dołączenie dodatkowych dokumentów pozostaje praktyką bezpieczną, a ich brak może być podważany w toku postępowania – szczególnie w razie zmian kadrowych lub wątpliwości co do aktualności wpisu w rejestrze.
W przypadku zainteresowania tematem przedstawionym w artykule, prosimy o kontakt na: kancelaria@cddlegal.pl
Autor: Julia Rola
